Medewerker Inleveren & (digitaal) uitleveren

Het team Operationele Inkoop is binnen afdeling operatie een spin in het logistieke web. Dit team werkt intern nauw samen met onze commerciële collega’s over het Inleverproces, met team finance over (uitgevers)facturen en anderzijds met Supply Chain i.v.m. voortgang rondom de aanlevering en inkoop van artikelen. Daarnaast heeft dit team veel contact met scholen over het afstemmen van inleveren, als ook over de beschikbaarheid van digitale producten. Er is ook contact met uitgevers over de inkoop en beschikbaarheid van ingekochte producten. Dit alles voor zowel de Nederlandse markt, als voor onze Belgische scholen.

Als medewerker In- en (digitaal) uitleveren krijg je binnen dit team het aandachtsgebied ‘Inleveren’ en ‘Digi-Ops’ toegewezen. Je houdt je voornamelijk bezig met het organiseren en coördineren van het Inlevertraject. En daarnaast met je de 2^de man/vrouw voor Digi-Ops werkzaamheden. Het gehele team bestaat uit circa 4 FTE en je bent bereid collega’s met andere aandachtsgebieden te ondersteunen of voor korte tijd te vervangen, indien noodzakelijk.

Kernverantwoordelijkheden

1. Inlevertraject
   • Het maken van de gehele inleverplanning voor zowel Nederland als België, incl. onderliggende zaken (benodigde uitzendkrachten, autohuur, inrichting inleverlocaties, IT aanpassingen, etc.) met het doel het traject zo optimaal mogelijk in te plannen voor zowel de scholen, VanDijk en Randstad.
   • Het afstemmen, uitvoeren en bewaken van het communicatieve proces rondom inleveringen (zowel intern als extern) in name samenwerking met onze processpecialist klantprocessen en de relatiebeheerders van de scholen.
   • Samen met Randstad zorg je voor het werven, opleiden en begeleiden van de tijdelijke medewerkers rondom het inlevertraject.
   • Het bewaken en tijdig bijsturen van het urenbudget voor het Inlevertraject
   • Het bezoeken van scholen om pilots te bespreken, locaties voor inleveringen te adviseren, en toe te lichten hoe de inleverdag verloopt en wie welke verantwoordelijkheid draagt.
   • Signaleren en oppakken van knelpunten en verbeterkansen in het inlevertraject, samen met de relatiebeheerders en onze processpecialist klantprocessen.

2. Digi(ops) (het koppelen van licenties aan leerlingen en scholen)
   • Signaleren en het aannemen van meldingen van fouten en storingen, indien mogelijk zelf oplossen van de problemen en systeemtechnische problemen doorspelen aan de specialist zodanig dat de storing wordt opgelost.
   • Het maken van afspraken over de implementatie van het leveren van digitale content, intern en op schoollocatie, rekening houdend met compatibiliteit van leermiddelen in combinatie met de geldende IT-afspraken van de onderwijsinstelling met als doel dat de gekochte materialen snel in gebruik kunnen worden genomen.
   • Aannemen en/of analyseren alsmede het afhandelen en/of escaleren van klachten, conform vastgestelde protocollen en oplossingen, teneinde een bijdrage te leveren aan optimale klanttevredenheid.
   • Je werkt in dit vakgebied nauw samen met een andere collega in je team en onze processpecialist operations.

3. Ondersteunen team OI
   • Bijspringen en ondersteunen van andere teamleden bij pieken.
   • Signaleren van verbeterpunten binnen afdelingen en deze vertalen naar concrete acties.